Evidencias Electrónicas

Auditoría para certificar sistemas que garantizan autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas

La Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010 establece varias formas por las que los sujetos pasivos pueden garantizan autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas de los sistemas que utilizan, lo que se recoge básicamente en el artículo 233:

Artículo 233

1. Se garantizará la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura, ya sea en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de la factura.

Cada sujeto pasivo determinará el modo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas. Podrá realizarse mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Se entenderá por “autenticidad del origen” la garantía de la identidad del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios o del emisor de la factura.

Se entenderá por “integridad del contenido” que el contenido requerido con arreglo a lo dispuesto en la presente Directiva no ha sido modificado.

2. Además de los tipos de control de la gestión contemplados por el apartado 1, otros ejemplos de tecnologías que garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica son:

a) la firma electrónica avanzada en el sentido del artículo 2, punto 2, de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica (*), basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, en el sentido del artículo 2, puntos 6 y 10, de la Directiva 1999/93/CE;

b) el intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo 1 de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos (**), si el acuerdo relativo al intercambio contempla el uso de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

La transposición de la Directiva dio lugar al Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE del 1 de diciembre) que establece los requisitos en su artículo 8:

Artículo 8. Medios de expedición de las facturas.

1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

El Real Decreto 1619/2012, termina la adaptación del artículo 233 de la directiva mencionando en su artículo 10 los medios de garantía de autenticidad e integridad indicados en el 233, en términos que dan continuidad a lo dispuesto en el artículo 18 del Reglamento de facturación anterior, aprobado por Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre:

Artículo 10. Autenticidad e integridad de la factura electrónica.

1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.

b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.

EADTrust ha definido un servicio de auditoría con cuyo informe se puede respaldar el método adoptado por una empresa para garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas que envía y recibe. De esta forma se mejora la seguridad jurídica de la entidad que no queda al albur de lo que pueda decidir un inspector tributario “a posteriori” si analiza el sistema adoptado y en su opinión no cumple los requisitos que indica la Directiva y el Real Decreto. Para solicitar este servicio contacte con el teléfono 917160555.